מפרידים בין החברה, הסניפים והאנשים שמורשים לפעול בכל אחד מהם. כך שומרים על תמונה עסקית משותפת בלי להתייחס לכל סניף כלקוח לא קשור ובלי לתת לכל איש קשר גישה כלל־חברתית.
נכתב בסיוע AI. אלו המלצות מעשיות להגדרת היקף; הדוגמאות הן להמחשה ואינן תוצאות של לקוחות.
מגדירים את המבנה הארגוני
הגדירו איזה מידע שייך לארגון ואיזה לסניף. תנאי חיוב יכולים להיות משותפים והוראות שירות שונות. תעדו חריגים במקום להניח שמבנה אחד מתאים לכולם. איש קשר עשוי לנהל כמה סניפים בלי לשלוט בארגון כולו.
משייכים רשומות במכוון
קבעו אם בקשות, מסמכים ואישורים שייכים לסניף, לחשבון הראשי או לשניהם. הציגו את השיוך בעת היצירה. העברת רשומה בין סניפים צריכה לדרוש הרשאה, במיוחד כשהיא משנה מי יכול לצפות או לאשר.
תומכים בשינוי ארגוני
סניפים נסגרים, מתמזגים ועוברים לארגון אחר. שמרו את הקשר ההיסטורי שנחוץ להבנת עבודה שהושלמה. אל תשכתבו את כל הרשומות הישנות לפי המבנה הנוכחי. הגדירו איך עבודה חדשה משתמשת בשינוי והקודמת שומרת על ההקשר.
בודקים את התצוגות
בדקו איש קשר מקומי, מנהל אזורי ומנהל מרכזי עם רשומות מציאותיות. בקשו מכל אחד למצוא עבודה פתוחה ובדקו גם מה חסום בפניו. המודל צריך לתמוך בפעולה מקומית ובמבט ארגוני בלי להציג רשומות לא רלוונטיות או לא מורשות.