מעבירים היסטוריה שתומכת בעבודה הנוכחית, בגישה נדרשת או בדיווח מוצדק. את השאר אפשר לשמור בארכיון מתוכנן. לא כל שורה ישנה חייבת להפוך לרשומה פעילה, אך צריך לדעת איך מוצאים אותה בהמשך.
נכתב בסיוע AI. אלו המלצות מעשיות להגדרת היקף; הדוגמאות הן להמחשה ואינן תוצאות של לקוחות.
מזהים תלויות פעילות
רשומה ישנה עשויה לתמוך במשימה פתוחה, בשאלת לקוח או בהסכם נוכחי. סווגו היסטוריה לפי שימוש ולא רק גיל. בררו עם האחראים חובות שמירה וצרכי גישה לפני שמחליטים מה לא להעביר.
משווים את מאמץ העברת הנתונים
נתונים היסטוריים עשויים להשתמש בשדות ובמשמעויות אחרים. העריכו את מאמץ המיפוי המדויק והסבירו מגבלות. ייבוא הכול ללא הקשר עלול לפגוע באמינות דוחות חדשים. ארכיון לקריאה בלבד עשוי להתאים למידע שנדרש לעיון מזדמן.
מתכננים גישה לארכיון
הצוות צריך דרך ברורה למצוא מידע ישן ולדעת איזו מערכת קובעת. הגדירו גישה ותחזוקת ארכיון. תיקייה שרק מנהל הפרויקט המקורי מכיר אינה מספיקה. כללו אחזור מידע בנוהל העבודה.
בודקים בירור על רשומה ישנה
בקשו מעובד לענות על שאלה מציאותית של לקוח בעזרת המערכת והארכיון. ודאו שהוא מוצא את המידע ומבין מגבלות. לפי התרגיל החליטו אם להעביר היסטוריה נוספת או שהארכיון עונה לצורך.