תהליך אישור צריך בעל החלטה, קריטריונים ומסלול לשינוי או להיעדרות של המאשר. כפתור אישור אינו מגדיר לבדו את התהליך. חשוב להבחין בין מה שנשלח לבדיקה לבין הגרסה שאושרה בפועל.
נכתב בסיוע AI. אלו המלצות מעשיות להגדרת היקף; הדוגמאות הן להמחשה ואינן תוצאות של לקוחות.
מגדירים את ההחלטה
הגדירו מה מאשרים ואיזה מידע נדרש לבודק. בקשת רכש עשויה לדרוש ראיות שונות משינוי בלוח זמנים. תעדו תוצאות אפשריות: אישור, דחייה או החזרה להבהרה. הבהירו אם המבקש יכול לערוך בזמן ההמתנה.
בבקשת רכש, רכזו באותה רשומה לבדיקה את הפרויקט, הספק, הצעת המחיר, הפריטים, הכמויות והסכום הכולל. האישור צריך לזהות את הגרסה שאושרה ואת האדם שמוסמך להוציא את ההזמנה לספק. אישור הבקשה, הוצאת ההזמנה וקבלת הסחורה הם אירועים נפרדים.
NovaPro, מערכת רכש שפיתחנו, מחברת הזמנות לספקים, למידע על הפרויקט ולמסמכי הרכש. תיאור המוצר הציבורי שלה כולל מעקב אחר סטטוס ואישורים. כללי ההחלטה בדוגמה הבאה הם הצעה לתרגיל אפיון; הם אינם מתארים הגדרה מאומתת אצל לקוח של NovaPro.
מתכננים העברת אחריות
קבעו מי מחליף מאשר שאינו זמין ואיך מתעדים זאת. אל תשתפו חשבונות כדי לקדם עבודה. אם יש ספי אישור, הגדירו היכן הם מנוהלים ומי משנה אותם. הכלל הרלוונטי צריך להיות ברור בעת הבדיקה.
כתבו את טבלת האישורים לפני בניית המסך. החליפו את התפקידים שלהלן באנשים או בקבוצות שהעסק הסמיך, והסכימו על מגבלות סכום אם יש כאלה. בקשה שהתעכבה צריכה להגיע למחליף המוגדר או לאחראי התהליך; חלוף הזמן לבדו אינו אמור לאשר רכישה.
| מצב בקשת הרכש | החלטה ואחראי שיש להגדיר | מידע שיש לשמור |
|---|---|---|
| בקשה מלאה בגבול הסכום שהוסכם | המאשר שהוגדר בודק את הצורך ואת הצעת המחיר. | גרסת הבקשה, הספק, הסכום הכולל, המאשר ומועד ההחלטה. |
| בקשה מעל גבול הסכום שהוסכם | העבירו למאשר הנוסף שהוסמך לפני הוצאת ההזמנה. | גבול הסכום שחל על הבקשה וכל החלטה נדרשת. |
| חסרה הצעת מחיר או שיוך לפרויקט | החזירו למבקש עם פירוט המידע החסר. | סיבת ההחזרה והבקשה שהוגשה מחדש. |
| המאשר הרגיל אינו זמין | שייכו למחליף שהוסמך, שפועל בחשבון האישי שלו. | מי העביר את הבקשה, למי ומדוע. |
| שינוי ספק, כמות או מחיר אחרי אישור | עצרו את הוצאת ההזמנה ובקשו החלטה על הגרסה המעודכנת. | האישור הקודם, השדות שהשתנו וההחלטה החדשה. |
| ההזמנה כבר נשלחה לספק | אחראי הרכש מטפל בתיקון או בביטול מול הספק. | ההזמנה שנשלחה, השינוי שהתבקש ותשובת הספק. |
מטפלים בשינויים במכוון
שינוי מהותי לאחר אישור עשוי לחייב החלטה חדשה. הגדירו אילו שדות מפעילים אותה ושמרו את הגרסה שאושרה. אחרת רשומה עלולה להופיע כמאושרת אף שהבודק לא ראה את תוכנה הנוכחי. הפרידו תיקון שגרתי משינוי במהות הבקשה.
לדוגמה, מבקש משנה הזמנה שאושרה מ־10 פריטים ל־15. שמרו בהיסטוריה את הגרסה המקורית של 10 פריטים ואת האישור שלה, סמנו את גרסת 15 הפריטים כממתינה לבדיקה, ומנעו את הוצאתה על סמך האישור הקודם. אם הספק כבר קיבל את ההזמנה, תעדו תיקון נפרד ואת התשובה אליו במקום להחליף בשקט את המסמך שנשלח.
מבצעים תרגיל קבלה
הגישו בקשה רגילה, החזירו אחת להבהרה והעבירו אחרת למחליף. אחר כך שנו פריט שאושר ובדקו את ההיסטוריה. אם לא ברור איזו גרסה אושרה ועל ידי מי, חסרה בקרה שיש להשלים לפני ההשקה.
השתמשו בהזמנה לדוגמה אחת לאורך התרגיל. פתחו את אותה גרסה אצל שני בודקים, ואז שנו את הכמות לפני שמישהו מהם מאשר. התוצאה המצופה היא בקשה גלויה לבדוק את הגרסה שהשתנתה, ולא אישור שמוצמד למידע שהבודק לא ראה. חזרו על פעולת השליחה ובדקו שנוצרת בקשה אחת בלבד. ודאו שחשבון ללא הרשאה אינו יכול לאשר אותה.
לפני פיילוט, תעדו את הזמן הנוכחי מהגשה להחלטה, את מספר סבבי ההשלמה ואת הבקשות שממתינות ללא אחראי. מדדו את אותם נתונים בפיילוט, כולל זמן הטיפול בחריגים. התצפיות האלה יכולות להראות אם התהליך החדש מועיל; הן אינן תוצאות שאנו מייחסים ל־NovaPro.