מגדירים איזה אירוע תפעולי ואילו אישורים הופכים רשומה למוכנה לחשבונאות. כללי הרישום הפיננסי נשארים באחריות צוות הכספים. מטרת החיבור היא להעביר מידע מוסכם עם אפשרות התאמה ובקרה.
נכתב בסיוע AI. אלו המלצות מעשיות להגדרת היקף; הדוגמאות הן להמחשה ואינן תוצאות של לקוחות.
מסכימים על גבולות ההעברה
הגדירו אם המערכת שולחת טיוטה, פעולה מאושרת או מידע לבדיקה. אלו תחומי אחריות שונים. בקשו מכספים להגדיר שדות, מזהים ותנאי אישור. השלמת משימה אינה בהכרח הוראה להפיק מיד חשבונית.
שומרים מזהים להתאמת רשומות
שמרו קשר בין הרשומה התפעולית לרשומה החשבונאית שנוצרה. הצוות צריך לדעת אם ההעברה הצליחה בלי להשוות תיאורים ידנית. תעדו את תגובת מערכת הנהלת החשבונות והפרידו עבודה שהתקבלה מבקשה שעדיין דורשת בדיקה.
מתכננים תיקונים
ביטול משימה או שינוי סכום עשויים לדרוש נוהל תיקון מסוים. מחלקת הכספים תגדיר אותו וצוות הפיתוח יממש באמצעות יכולות נתמכות. מחיקת הרשומה התפעולית אינה מבטלת אוטומטית את ההשלכות החשבונאיות.
בודקים עם מחלקת הכספים
בדקו דוגמאות מאושרות להעברה רגילה, רשומה שנדחתה ותיקון. ודאו שאפשר להתאים בין הרשומות ולזהות עבודה פתוחה. זהו מדריך להגדרת תהליך; הטיפול החשבונאי והבקרות הנדרשות ייקבעו לפי תהליך הכספים של העסק.